Circulaire sur l'archivage des dossiers socio judiciaires

La circulaire sur l'archivage des dossiers socio judiciaires est parue le 18 octobre 2019, et permet aux associations de se mettre en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Citoyens & Justice adresse à ses adhérents la circulaire DGP/SIAF/2019/007 du 18/10/2019 relative aux « Préconisations de sélection des archives des associations socio-judiciaires produites dans le cadre des procédures pénales ». Ces orientations sont le résultat d’un important travail entre la Fédération et le Chef du département des archives, de la documentation et du patrimoine du ministère de la Justice. En effet, au cours des quinze dernières années Citoyens et Justice a régulièrement cherché à obtenir des orientations du ministère de la Justice concernant la durée de conservation des archives des mesures socio judiciaires et leurs modalités de destruction. Ces éléments étaient d’autant plus nécessaires qu’avec l’entrée en vigueur du RGPD, la mise en place d’une politique d’archivage s’avérait indispensable. Fin 2018, suite aux relances régulières de Citoyens & Justice et au regard des contrôles effectués par la CNIL au sein d’associations socio judiciaires, nos démarches ont abouti à des concertations régulières avec le ministère de la Justice.

Les associations socio judiciaires produisent des archives publiques

Il est clairement ressorti de ces échanges que les associations socio judiciaires habilitées et conventionnées produisent des archives publiques, telles que définies aux articles L211-1 et 4 du code du patrimoine.
Cela signifie que, dans le cadre de la mission de service public qui leur est confiée, l’ensemble des documents et des données, produits ou reçus par les associations, quel que soit leur âge, qu’il s’agisse de copies ou d’originaux sont des archives publiques. De ce fait, aucune destruction n’est possible sans accord du directeur des archives départementales. La notion d’archive s’entend à la fois en ce qui concerne les documents papiers et les supports informatiques.

Les durées de conservation des dossiers et leurs modalités de destruction sont officiellement établies

Les travaux de la Commission nationale Pré sententielle majeurs ont permis au ministère de la Justice de déterminer les durées de conservation adaptées et le sort final réservé aux dossiers. Concernant ce sort final, il n’a pas été jugé nécessaire d’envisager un versement des archives des associations aux archives départementales, mais simplement de procéder à la destruction après accord du Directeur des archives départementales. Cette destruction, pourra être effectuée à l’issue de la durée de conservation des archives dans les associations et après délivrance d’un bordereau par le Directeur des archives départementales.

Concernant plus spécifiquement les durées de conservation des archives au sein des associations, les durées de conservation des dossiers ont été déterminées de la manière suivante :

• Un principe de 3 ans pour l’ensemble des mesures socio judiciaires
• Une exception pour l’enquête de personnalité pour laquelle le délai de conservation du dossier a été déterminé à 10 ans. En effet, les associations de la Commission ont toutes fait part de dossiers pour lesquels les délais de témoignage devant la juridiction de jugement imposaient une conservation plus longue.

Notons également que s’agissant du placement à l’extérieur, le délai de principe de 3 ans de conservation pourra faire l’objet d’une dérogation en cas d’incident grave survenu dans le cadre de la prise en charge du bénéficiaire de la mesure. Dans ce cas, le dossier pourra être conservé plus longtemps dans une limite qui ne doit pas dépasser 10 ans à compter de la première ordonnance de placement sous PE.